Порядок оформления командировки за границу:
Для начала процедуры оформления командировки за рубеж необходимо получить от принимающей стороны ПРИГЛАШЕНИЕ (уведомление о приеме на обучение или выделении гранта, др.), оформленное на имя ректора БНТУ Харитончика С.В., в котором должно быть указано Ф.И.О. приглашаемого(-ых), сроки проведения мероприятия/обучения/стажировки, название мероприятия (программы/проекта мобильности, конференции/семинара, стажировки и др.), а также все финансовые условия.
Для получения консультации обратитесь в отдел международных программ, обменов и протокола:
г.Минск, пр-т Независимости 67, каб.125
тел. +375 (17) 350-67-91
e-mail: icd@bntu.by
В случае, если полученный документ на иностранном языке, его необходимо перевести на русский язык и заверить перевод в отделе международных программ, обменов и протокола. Приглашение с заверенным переводом необходимо отдать на регистрацию в отдел документационного обеспечения (каб.248 главного корпуса БНТУ) для получения решения руководства университета.
Если Вы обучаетесь на дневной форме в БНТУ: Решение о направлении за границу в учебное время принимается ректором на основании докладной записки, представленной не позднее 15 календарных дней до даты отъезда. Требования к содержанию докладной записки Докладная записка о направлении:
Докладная записка должна содержать информацию о том, КОГО, КУДА, КОГДА, С КАКОЙ ЦЕЛЬЮ и ЗА ЧЕЙ СЧЕТ предлагается направить за границу, а именно, информацию о:
|
Если Вы работаете в БНТУ: Решение о командировании за границу принимается ректором на основании докладной записки, представленной не позднее 15 календарных дней до даты отъезда. Примечание: в случае направления за границу на срок более 10 дней с целью обучения (повышения квалификации, стажировки, участия в конференции, семинаре и иных образовательных мероприятиях) необходимо получить согласование Министерства образования Республики Беларусь. Данная процедура дополнительно увеличивает время оформления командировки на срок до 14 календарных дней. Требования к содержанию докладной записки: Докладная записка о командировании работника готовится от имени руководителя/декана по основному месту работы и совместительству на имя ректора БНТУ. Докладная записка должна содержать информацию о том, КОГО, КУДА, КОГДА, С КАКОЙ ЦЕЛЬЮ и ЗА ЧЕЙ СЧЕТ предлагается командировать за границу, а именно, информацию о:
|
ВАЖНО ЗНАТЬ |
|
В случае оплаты расходов по направлению обучающегося за счет внебюджетных средств БНТУ, докладная записка визируется первым проректором (каб.226). Если направляемый за границу обучающийся работает в БНТУ или филиале БНТУ «НИПИ», то докладная записка должна содержать полную информацию о месте и должности работы, целесообразности направления в качестве сотрудника и должна быть завизирована руководителем структурного подразделения по месту работы. К докладной записке прилагаются документы:
|
В случае предположения оплаты командировочных расходов из средств БНТУ или филиала БНТУ «НИПИ», докладная записка визируется первым проректором и главным бухгалтером БНТУ или проректором по научной работе и главным бухгалтером и ПЭУ филиала БНТУ «НИПИ» (соответственно источнику финансирования). Если командируемый за границу работник проходит обучение в БНТУ на дневной форме, то докладная записка должна содержать полную информацию о месте обучения, целесообразности направления в качестве обучающегося и должна быть завизирована руководителем по месту обучения. К докладной записке прилагаются документы:
В случае направления за границу на срок более 10 дней с целью обучения (повышения квалификации, стажировки, участия в конференции, семинаре и иных образовательных мероприятиях) необходимо подать в Министерство образования Республики Беларусь следующие документы не позднее 14 дней до отъезда: |
После получения согласия ректора университета о командировании работника и/или направления обучающегося за границу (на срок до 10 дней) или после согласия Министерства образования Республики Беларусь (на срок более 10 дней) оформляются следующие документы:
При необходимости работник или обучающийся, направляемый за границу, самостоятельно оформляет визу и страховой полис от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, бронирует гостиницу, приобретает билеты и решает другие организационные вопросы, связанные с поездкой.
Во время командировки важно:
Примечание: Суточные расходы (на питание) подтверждать документально не требуется.
По возвращении из командировки за границу необходимо предоставить:
1. Отчет о расходовании аванса (готовится совместно с бухгалтером в течение 3-х календарных дней со дня возвращения из командировки).
К отчету прилагаются:
2. Отчет о результатах командировки готовится в течение 10 дней со дня прибытия. Отчет о командировке должен в максимальной степени отражать выполнение задания, ход переговоров за границей, в том числе двухсторонних встреч, достигнутые договоренности, содержать выводы и конкретные предложения по результатам командировки с точки зрения перспектив развития сотрудничества университета с зарубежными организациями в сфере образования и науки. В случае невыполнения отдельных пунктов задания – указываются причины.
Отчет о результатах командировки:
Все отчеты согласовываются деканом ФМС, проректором по учебной работе и утверждаются ректором БНТУ. Утвержденный ректором БНТУ отчет о результатах командировки хранится в отделе международных программ, обменов и протокола ФМС.
В случае направления студента, магистранта или аспиранта за границу без сохранения выплаты стипендии по возвращении обучающийся должен написать заявление о возобновлении выплаты стипендии. На основании данного заявления деканат или управление подготовки научных кадров высшей квалификации (соответственно месту обучения) готовит приказ о возобновлении выплаты стипендии.