Как оформить выезд за рубеж

Порядок оформления командировки за границу:

ЭТАП 1. ПОЛУЧЕНИЕ ПРИГЛАШЕНИЯ

Для начала процедуры оформления командировки за рубеж необходимо получить от принимающей стороны ПРИГЛАШЕНИЕ (уведомление о приеме на обучение или выделении гранта, др.), оформленное на имя ректора БНТУ Харитончика С.В., в котором должно быть указано Ф.И.О. приглашаемого(-ых), сроки проведения мероприятия/обучения/стажировки, название мероприятия (программы/проекта мобильности, конференции/семинара, стажировки и др.), а также все финансовые условия.

Для получение консультации можно обратиться Отдел международных программ и обменов управления международного сотрудничества и внешнеэкономической деятельности (УМСиВЭД)
г.Минск, пр-т Независимости 67, каб.125 
тел. 202 07 91
e-mail: icd@bntu.by

В случае, если полученный документ на иностранном языке его необходимо перевести на русский язык и заверить перевод в Отделе международных программ и обменов УМСиВЭД. Приглашение с заверенным переводом необходимо отдать на регистрацию в отдел документационного обеспечения (каб.248) для получения решения руководства университета .

ЭТАП 2. ПОЛУЧЕНИЕ СОГЛАСИЯ РУКОВОДСТВА

Если Вы обучаетесь на дневной форме в БНТУ:

Решение о направлении за границу в учебное время принимается ректором на основании докладной записки, представленной не позднее 15 календарных дней до даты отъезда.

Требования к содержанию докладной записки

Докладная записка о направлении:

  • студента и магистранта готовится от имени декана факультета;
  • аспиранта готовится от имени научного руководителя и начальника управления подготовки научных кадров высшей квалификации.

Докладная записка должна содержать информацию о том, КОГО, КУДА, КОГДА, С КАКОЙ ЦЕЛЬЮ и ЗА ЧЕЙ СЧЕТ предлагается направить за границу, а именно, информацию о:

  • обучающемся, направляемом за границу (ФИО, место обучения и, при наличии, работы в БНТУ);
  • программе/проекте участия, месте проведения мероприятия (страна, город, наименование принимающей организации);
  • сроках поездки;
  • цели, основании и целесообразности направления за границу и ожидаемых результатах;
  • источнике финансирования (средства БНТУ/ или принимающей стороны, др.);
  • контактной информации (номер паспорта, дата рождения, номер телефона);
  • иных условиях.

Если Вы работаете в БНТУ:

Решение о командировании за границу принимается ректором на основании докладной записки, представленной не позднее 15 календарных дней до даты отъезда.

Примечание: в случае направления за границу на срок более 10 дней с целью обучения (повышения квалификации, стажировки, участия в конференции, семинаре и иных образовательных мероприятиях) необходимо получить согласование Министерства образования Республики Беларусь. Данная процедура дополнительно увеличивает время оформления командировки на срок до 14 календарных дней.

Требования к содержанию докладной записки:

Докладная записка о командировании работника готовится от имени руководителя /декана по основному месту работы и совместительству на имя ректора БНТУ.

Докладная записка должна содержать информацию о том, КОГО, КУДА, КОГДА, С КАКОЙ ЦЕЛЬЮ и ЗА ЧЕЙ СЧЕТ предлагается командировать за границу, а именно, информацию о:

  • работнике, направляемом за границу (ФИО, основное место работы и, при наличии, место работы по совместительству, место обучения);
  • программе/проекте участия, месте командирования (страна, город, наименование принимающей организации);
  • сроках поездки;
  • цели, основании и целесообразности командирования, предполагаемые результаты;
  • источнике финансирования (средства БНТУ (бюджет, внебюджет/филиала БНТУ «НИПИ», либо принимающей стороны или др.);
  • контактной информации;
  • иных условиях командирования.

ВАЖНО ЗНАТЬ!!!

В случае оплаты расходов по направлению обучающегося за счет внебюджетных средств БНТУ, докладная записка визируется первым проректором (каб.226).

Если направляемый за границу обучающийся работает в БНТУ или филиале БНТУ «НИПИ», то докладная записка должна содержать полную информацию о месте и должности работы, целесообразности направления в качестве сотрудника и должна быть завизирована руководителем структурного подразделения по месту работы.

К докладной записке прилагаются документы:

  • задание на направление за границу;
  • копия приглашения и его перевод на русский язык, заверенный в отделе международных программ обменов УМСиВЭД;
  • программа обучения (при направлении на обучение);
  • смета расходов (оформляется в каб.258) и утверждается первым проректором;
  • иные документы, имеющие отношение к оформлению поездки.

В случае предположения оплаты командировочных расходов из средств БНТУ или филиала БНТУ «НИПИ», докладная записка визируется первым проректором и главным бухгалтером БНТУ или проректором по научной работе и главным бухгалтером и ПЭУ филиала БНТУ «НИПИ» (соответственно источнику финансирования).

Если командируемый за границу работник проходит обучение в БНТУ на дневной форме, то докладная записка должна содержать полную информацию о месте обучения, целесообразности направления в качестве обучающегося и должна быть завизирована руководителем по месту обучения.

К докладной записке прилагаются документы:

  • задание на командировку за границу;
  • копия приглашения и его перевод на русский язык, заверенный в отделе международных программ и обменов;
  • план стажировки (при направлении на стажировку);
  • смета расходов (оформляется в каб.258) и утверждается первым проректором;
  • иные документы, имеющие отношение к оформлению поездки.

В случае направления за границу на срок более 10 дней с целью обучения (повышения квалификации, стажировки, участия в конференции, семинаре и иных образовательных мероприятиях) необходимо подать в Министерство образования Республики Беларусь следующие документы не позднее 14 дней до отъезда:
письмо от имени ректора БНТУ, содержащее информацию о направляемом за границу работнике, месте, цели и сроках командирования, основании и целесообразности командирования, предполагаемых результатах и источнике финансирования (готовится в отделе международных программ и обменов на основании представленных документов (докладной записки, задания, приглашения и сметы).

ЭТАП 3. ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ

После получения согласия ректора университета о командировании работника и/или направления обучающегося за границу (на срок до 10 дней) или после согласия Министерства образования Республики Беларусь (на срок более 10 дней) оформляются следующие документы:

    • приказ о командировании/направлении (готовит отдел международных программ и обменов);
    • расчет аванса на командировку (при финансировании командировки университетом).

При необходимости работник или обучающийся, направляемый за границу, самостоятельно оформляет визу и страховой полис от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, бронирует гостиницу, приобретает билеты и решает другие организационные вопросы, связанные с поездкой.

ЭТАП 4. ВО ВРЕМЯ КОМАНДИРОВКИ

Во время командировки важно:

  • сохранить документы, подтверждающие расходование аванса на командировку (билеты и посадочные талоны, квитанции о покупке иностранной валюты, счет/квитанция об оплате за проживание и орг.взнос, бланк медицинской страховки и квитанции об оплате консульского сбора, др.);
  • выехать из и въехать в Республику Беларусь точно в даты, указанные в приказе о командировании/направлении.

Примечание: Суточные расходы (на питание) подтверждать документально не требуется.

ЭТАП 5. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ КОМАНДИРОВКИ

По возвращении из командировки за границу необходимо предоставить:
1. Отчет о расходовании аванса готовится совместно с бухгалтером по командированию за границу в течение 3-х календарных дней со дня возвращения из командировки.
К отчету прилагаются:

  • проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  • оплаченные счета, квитанции и другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные командировочные расходы.

2. Отчет о результатах командировки готовится в течение 10 дней со дня прибытия. Отчет о командировке должен в максимальной степени отражать выполнение задания, ход переговоров за границей, в том числе двухсторонних встреч, достигнутые договоренности, содержать выводы и конкретные предложения по результатам командировки с точки зрения перспектив развития сотрудничества, университета с зарубежными организациями в сфере образования и науки. В случае невыполнения отдельных пунктов задания – указываются причины.
Отчет о результатах командировки:

  • студента или магистранта согласовывается деканом факультета;
  •  аспиранта согласовывается научным руководителем;
  • работника согласовывается руководителями структурных подразделений по основному месту работы и совместительству.

Все отчеты согласовываются заместителем начальника УМСиВЭД, проректором по учебной работе и утверждаются ректором БНТУ. Утвержденный ректором БНТУ отчет о результатах командировки хранится в отделе международных программ и обменов УМСиВЭД.
Примечание: В случае направления студента, магистранта или аспиранта за границу без сохранения выплаты стипендии, по возвращении обучающийся должен написать заявление о возобновлении выплаты стипендии. На основании данного заявления деканат или управление подготовки научных кадров высшей квалификации (соответственно месту обучения) готовит приказ о возобновлении выплаты стипендии.

Сотрудники
Время работы
8:15 – 17:30
Сотрудники
Контакты
+375 (17) 292-42-02
Все контакты
Ссылки
Абитуриент?
Выбирай специальность!
Объявления
26 июля 2021 18:00
Белорусский энергетический и экологический форум
Филиал Белорусского национального технического университета «Научно-исследовательский политехнический институт» приглашает работников и обучающихся БНТУ принять участие в Международной специализированной выставке «Энергетика. Экология. Энергосбережение. Электро» (EnergyExpo-2021).
Белорусский энергетический и экологический форум
Подробнее
1 мартa 2021 10:00
Наукометрическая база данных Scopus издательства Elsevier
Scopus – крупнейшая база данных, содержащая аннотации и информацию о цитируемости рецензируемой научной литературы со встроенными библиометрическими инструментами отслеживания, анализа и визуализации данных.
Научная библиотека БНТУ
Подробнее
20 января 2021 10:00
БНТУ открыт доступ к Электронной библиотеке «Grebennikon»
БНТУ открыт доступ к ресурсам Электронной библиотеки «Grebennikon», содержащей статьи, опубликованные в специализированных журналах Издательского дома «Гребенников».
Научная библиотека
Подробнее
Добавить объявление Добавить